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L'open space, tel la gangrène, s'installe doucement mais sûrement au sein de notre Institution - 2016, mai 25

L'open space, tel la gangrène, s'installe doucement mais sûrement au sein de notre Institution

L'open space, tel la gangrène, s'installe doucement mais sûrement au sein de notre Institution

D'où vient cette politique immobilière ?

Cette nouvelle politique immobilière a été mise en place à l'OIB à la demande de la Commissaire Georgieva et de la DG HR. Elle concerne désormais aussi le PMO, qui déménagera prochainement vers Mérode (MCH2).

Dans quel but ?

Tout d'abord, ne dites plus "open space" mais "espace collaboratif". C'est de cette façon que l'OIB a décidé de faire la promotion de ces espaces, apparemment trop peu appréciés. Cette politique "d'économie" à long terme devrait être rentable d'ici 5 à 10 ans, car l'open space évite de devoir entreprendre des travaux coûteux lorsque les remaniements d'unités nécessitent des modifications de parois et autres. En plus de cette logique d'économie, s'ajoute une logique de gain de place.

Quid de la consultation du personnel ?

Il n'y a pas si longtemps, l'Administration avait proposé à la DG Taxud d'installer des espaces ouverts au sein de leur DG. Le personnel de la DG TAXUD qui a été consulté quant à cette proposition de l'Administration, s'est exprimé en sa défaveur. Le personnel aura donc obtenu gain de cause.

La proposition s'est également dirigée vers des offices de la Commission Européenne, que sont l'OIB et le PMO. Mais cette fois-ci, ce personnel n'a pas été consulté de la même manière. Nous osons espérer que le fait d'avoir une majorité d'agents contractuels dans ces services, n'a pas joué en leur défaveur, quant à la prise de décision d'installer ces nouveaux bureaux collaboratifs. De ce fait, doit-on considérer qu'une convocation à une réunion afin de présenter au personnel les nouveaux bureaux collaboratifs et leur permettre par la même occasion de poser les questions qu'ils désirent, constituent une quelconque association ou consultation du personnel?

Au PMO, la consultation du personnel semble se limiter à l'affichage des plans du MERO dans la cafeteria du SC27 et au AN88. Chacun a eu ainsi l'opportunité ainsi que le plaisir de savoir où il serait désormais installé.

Le seul choix laissé au personnel à présent, est celui de la couleur des cloisonnettes (séparation entre les bureaux) qu'il souhaite avoir, le nombre de tiroirs qu'il désire pour son caisson, ainsi que s'il le souhaite, des stickers de décoration. Sauf erreur de notre part, le personnel du PMO mérite un peu plus de considération que la seule liberté de choix entre un sticker "montagne" ou "coquillage".

Il est important pour tous de faire des économies, mais celles-ci doivent êtres réelles en termes de coûts. Il est contreproductif de faire des efforts qui ne serviraient qu'à détériorer le bien-être de chacun. Le calcul semble en effet être mauvais, car à court et à long terme, c'est le personnel qui risque d'en pâtir.  

Qu'en est-il du "Bien-être au travail" pour le personnel concerné ?

Si l'on promet au personnel un temps d'adaptation nécessaire de plusieurs mois, qu'en sera-t-il si celui-ci ne parvient pas s'adapter à ce changement ?

Pour s'habituer à ces nouveaux environnements de travail, le personnel doit adopter une nouvelle manière de :

    vivre en communauté ?

  • Les espaces collaboratifs sont sources de distraction. Ils peuvent, en effet, nuire à la productivité, car il est moins facile pour certains collègues, de se concentrer dans cet environnement bien souvent bruyant. L'aménagement des bureaux favorise les bavardages et donc davantage d’interruptions. Si cet aménagement peut apparaitre comme le nouveau concept à la mode et très tendance (cf Google, Facebook), il n'est pas forcément adapté à tout le monde !
  • N'oublions pas l'environnement spécifique de notre Institution, qui se veut par essence multiculturel. Certaines cultures sont plus ouvertes au travail en espaces ouverts, d'autres peuvent en avoir la phobie.

    de travailler ?

  • Travailler en espaces collaboratifs n'est pas la solution pour tous. Alors que certains ont besoin de travailler en équipe, d'autres, plus indépendants, ont besoin de calme pour être productifs. Chacun d'entre nous a en effet ses propres besoins.
  • Certains métiers nécessitent aussi une attention particulière. C'est le cas des métiers qui ont trait à la finance (salaires), le cas des personnes qui gèrent des affaires du personnel, etc… C'est bien là toute la problématique du PMO et de l'OIB.

 

On nous rassure évidemment, en nous affirmant que des quiet rooms seront à disposition pour les appels ou les entretiens plus confidentiels ou privés. Mais en a-t-on prévu suffisamment ?

Il y aura même un espace d'accueil au rez-de-chaussée, prêt à accueillir tous les visiteurs. Cela sous-entend donc, qu'il faudra forcément passer par une prise de RDV avec des horaires précis à respecter. On ne peut qu'imaginer le stress pour les gestionnaires qui vont devoir jongler entre leur prise de RDV et l'accessibilité de ces espaces et gérer également les va-et-vient entre leur bureau et le lieu du rendez-vous. En ce qui concerne la discrétion, la copie est à revoir, car les quiet rooms sont en fait des espaces avec cloisons entièrement vitrées et l'espace accueil devrait être une zone avec bureaux mis les uns à côté des autres.

   d'être ?

  • Il faudra apprendre à gérer la tonalité de sa voix (pour les ténors).
  • Il faudra s'adapter aux odeurs de nourritures, à la climatisation qui sera trop forte pour certains et pas assez pour d'autres.
  • Les grands adeptes des principes Feng shui peuvent oublier tout ce qu'ils auront appris pour mieux s'épanouir dans leur environnement de travail. Il faudra en effet, s'adapter au fait que des personnes circulent derrière nous et que nos écrans soient exposés à la vue de tous.

   de manager ?

  • A-t-on prévu une formation pour ceux qui devront gérer ce personnel en mouvement? Pour exemple, ne pas être à son poste de travail ne veut pas dire que l'on ne travaille pas. Bon nombre de faits et gestes peuvent en effet prêter à confusion!

Des témoignages laissent à penser que certains managers se laissent tenter par un contrôle (pour ne pas dire flicage) de leurs collaborateurs travaillant en open space. Tout le monde surveille tout le monde!  Les pseudo managers risquent donc de se multiplier à la demande ou non de leurs supérieurs. L'ambiance au bureau devient dès lors très vite nauséabonde!

Quels sont les risques ? 

A plus ou moins long terme, cette logique d'économie sera remise en question par les risques qu'elle entraînera. L'un des premiers pourrait être le taux d'absentéisme qui devrait s'accroître, ce qui aurait un coût non négligeable. L'un dans l'autre, les économies faites grâce à la multiplication des espaces collaboratifs seraient annulées par la perte financière dans d'autres domaines. C'est sans parler de l'investissement de de sommes importantes nécessité par ces travaux, et fait dans des bâtiments dont le bail ne serait pas renouvelé.

Et l'humain dans tout ça ?

Mais que souhaite réellement le personnel ?

Qui mieux que le personnel dans son ensemble, peut évaluer "la meilleure manière de travailler ensemble".

Le SFE souhaite demander au CPPT (Comité de prévention et protection au travail), qui a très certainement déjà pris les choses en main, de bien vouloir nous apporter une analyse complète de la situation actuelle du PMO quant à leur déménagement vers le MCH2 et de nous clarifier la règlementation en vigueur, à savoir, ce que prévoit le manuel d'hébergement en termes d'association du personnel. Selon nous, l'association du personnel quant à l'élaboration des opens spaces DOIT inclure le vote de l'ensemble du personnel (via une assemblée générale ou un vote électronique) et pas seulement être décidé par une personne ou un petit groupe de personnes.

Et enfin, afin de pouvoir nous préparer à affronter l'open space qui risque de se répandre plus vite qu'on ne le croit, nous vous recommandons l'indispensable kit de survie en open space.

Nous restons bien sûr à votre disposition pour toute question ou suggestion.

Votre SFE

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